Firmy mają możliwość przesyłania e-faktur do urzędów wykorzystując do tego Platformę Elektronicznego Fakturowania. Zgodnie z przepisami ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, urzędy mają obowiązek odbierania takich dokumentów elektronicznych. Każdy urząd musi posiadać konto na PEF.
Dlaczego warto by firma założyła konto na PEF?
Firmy nie mają ustawowego obowiązku posiadania konta na PEF. Ale by korzystać z platformy i przesyłać e-dokumenty wymagana jest rejestracja konta.
Warto to zrobić, bo:
– proces rejestracji jest bardzo szybki i prosty,
– z jednego konta firmy, można wysyłać e-faktury do różnych urzędów dla których firma realizuje usługi lub dostawy, w ramach zamówień publicznych,
– korzystając z e-faktur, firma nie ponosi kosztów wysiłki faktur papierowych,
– na koncie widoczny jest bieżący dostęp do historii przesłanych dokumentów,
– platforma PEF jest elementem sieci Peppol, dzięki czemu firma może przesyłać swoje dokumenty także do administracji publicznej w innych krajach UE.
Firmy mogą się komunikować z PEF również korzystając z usług innych dostawców sieci Peppol, wówczas rejestracja na platformie nie będzie konieczna. Należy jednak zauważyć, że PEF jest narzędziem całkowicie bezpłatnym, co dodatkowo zwiększa jego atrakcyjność.
Jak działa konto dla firmy?
Konto można utworzyć, poprzez portal: https://efaktura.gov.pl/
PEF – Platforma Elektronicznego Fakturowania jest narzędziem rządowym, bezpłatnym, ale stworzonym i obsługiwanym przez dwie prywatne firmy, nazywane brokerami. Firmy te świadczą usługi PEF na podstawie kontraktu zawartego z Ministerstwem Rozwoju i Technologii.
Jeśli chcesz utworzyć konto dla firmy, musisz zdecydować się na wybór jednego z dwóch brokerów:
- Firma Infinite IT Solution
- Konsorcjum PEFexpert
Wybór między usługami oferowanymi przez brokerów jest w pełni dowolny i zależy od indywidualnej decyzji. Usługi posiadają taką samą funkcjonalność, różnią się wyłącznie wyglądem aplikacji.
Korzystanie z usług wybranego brokera nie wiąże się z koniecznością podpisywania umowy, wymaga wyłącznie akceptacji regulaminu PEF oraz złożenia elektronicznie wymaganych oświadczeń. Przed rozpoczęciem korzystania z PEF, można zapoznać się z testowymi wersjami aplikacji obu brokerów.
Zakładanie konta krok po kroku
- Przygotuj niezbędne informacje :
- a) Dane firmy/instytucji oraz jej NIP do rozliczeń VAT
b)Numer Peppol (może nim być np.: NIP) – będzie to elektroniczny adres konta na PEF
- c) Login i hasło, których użyjesz. Pamiętaj, że osoba zakładająca konto dla firmy stanie się automatycznie Super Użytkownikiem takiego konta – będzie zarządzać kontem i dodawać kolejnych użytkowników.
- d) Dane do profilu zaufanego – osoba zakładająca konto, musi potwierdzić swoją tożsamość wykorzystując Profil Zaufany
- Na stronie efaktura.gov.pl, wybierz jednego z dwóch brokerów, u którego chcesz założyć konto
- Zarejestruj konto w aplikacji web uzupełniając stosowny formularz – szczegółowe instrukcje, znajdują się na stronie:
https://efaktura.gov.pl/uslugi-pef/uslugi-pefexpert/
https://efaktura.gov.pl/uslugi-pef/uslugi-infinite/
- Gotowe! Teraz możesz zarządzać kontem firmy, dodawać oddziały, nowych użytkowników, zintegrować się z PEF przez API oraz wysyłać i odbierać dokumenty.
Firma może przenieść swoje konto wraz z otrzymanymi lub wysłanymi dokumentami do drugiego Brokera PEF (nie częściej jednak, niż raz na 30 dni).
Źródło: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny
