Platforma Elektronicznego Fakturowania – bezpłatne narzędzie do przesyłania e-faktur
Wywiad z Michałem Paćkowskim, Głównym Specjalistą w Departamencie Gospodarki Cyfrowej, Ministerstwa Rozwoju i Technologii, które jest liderem projektu „E-faktury specjalizowane – rozbudowa Platformy Elektronicznego Fakturowania” https://efaktura.gov.pl/rozwoj-pef/
Jaka jest geneza idei elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych?
Wszystko zaczęło się w 2014 r., kiedy opublikowana została Dyrektywa nr 55 Parlamentu i Rady Europejskiej, która mówi o tym, że podmioty dokonujące zamówień publicznych na terenie Unii Europejskiej powinny mieć możliwość odbierania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Musimy bowiem zdawać sobie sprawę, że faktury elektroniczne były obsługiwane już wcześniej, ale nie były one ustrukturyzowane, czyli dane przez nie przesyłane nie mogły być sprawnie i automatycznie analizowane i przekazywane w systemach. Faktura w pliku pdf jest przykładem takiego nieustrukturyzowanego dokumentu jest plik pdf. W Polsce nadal faktury w formie plików pdf stanowią większość elektronicznych dokumentów tego typu. Jednak na poziomie europejskim postanowiono, że w dobie cyfryzacji gospodarek, sektor zamówień publicznych powinien podlegać możliwości odbioru faktur ustrukturyzowanych. Dyrektywa nr 55 wprowadziła obowiązek, by najpóźniej od 18 kwietnia 2019 r., wszystkie podmioty publiczne na terenie UE, miały możliwość odbioru tego typu faktur. W Polsce odpowiedzią na tę dyrektywę było rozpoczęcie prac legislacyjnych i pomysł zbudowania rządowej Platformy Elektronicznego Fakturowania. 9 listopada 2018 r. uchwalona została ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Stworzyła ona ramy prawne do powstania Platformy Elektronicznego Fakturowania i tym samym zapewnienia technicznej możliwości, aby każdy podmiot publiczny w kraju, który realizuje zamówienia publiczne, miał możliwość e-fakturę ustrukturyzowaną bezpłatnie i łatwo odebrać.
Co dla polskich przedsiębiorców i podmiotów publicznych wynika z ustawy o elektronicznym fakturowaniu? Kto jest zobowiązany, a kto ma dobrowolność w korzystaniu z Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF)?
Do posiadania konta na Platformie zobowiązane są podmioty publiczne, które realizują zamówienia publiczne. Wykonawcy zamówień publicznych konta na PEF posiadać nie muszą, nie są zobowiązani do przesyłania e-faktur poprzez PEF. Jeśli jednak przedsiębiorca zdecyduje się, by e-fakturę wystawić, to podmiot publiczny musi być gotowy do odbioru takiego dokumentu. W ustawie dość liberalnie zapisano, że podmiot publiczny musi utworzyć konto, najpóźniej przed spodziewanym terminem otrzymania pierwszej. Niekiedy przedsiębiorcy jasno komunikują w konkretnych urzędach, że nie będą słać takich faktur. Są też jednostki, które nie organizują zakupów, które podlegają pod przepisy ustawy prawo zamówień publicznych. Obserwujemy niemniej, że liczba przesyłanych dokumentów i tworzonych kont rośnie. Nieustannie zachęcamy podmioty publiczne, by zakładały konta na PEF, bowiem taki obowiązek krajowy i unijny na nich spoczywa. A sam proces zakładania konta trwa dosłownie kilka minut i odbywa się w całości online.
Warto powiedzieć także o zasadach funkcjonowania Platformy. Jest ona obsługiwana przez dwie komercyjne firmy, tzw. brokerów, choć jest platformą publiczną i korzystanie z niej jest bezpłatne. Skąd ten pomysł?
Platforma obsługiwana jest przez dwóch brokerów: firmę Infinite i konsorcjum PEF Expert, którego liderem jest firma Softiq. Taki model, w którym usługi świadczone są przez dwa niezależne podmioty, został wybrany, przede wszystkim ze względu na bezpieczeństwo i zapewnienie ciągłości biznesowej. Użytkownicy: urzędy czy firmy, chcąc założyć konto wybierają tylko jednego brokera, ponieważ usługi obu są funkcjonalnie tożsame. Teoretycznie może tak być, że konto zostanie założone u dwóch brokerów. Przy czym trzeba pamiętać, że wymiana dokumentów odbywa się elektronicznie w związku z tym adresem na PEF, na który wysyłane są dokumenty, jest identyfikator odbiorcy. Najczęściej jest to NIP, albo ewentualnie numer GLN, który wykorzystywany jest przy bardziej skomplikowanych strukturach organizacji, gdy konieczne jest zakładanie oddzielnych kont dla wydziałów, departamentów czy jednostek terenowych. Zatem ten identyfikator musi być unikalny. A zatem zakładanie kont u dwóch brokerów, wymuszałoby na instytucji posiadania dwóch unikalnych identyfikatorów, dodatkowo powodowałoby odbiór dokumentów przez podmiot w dwóch różnych aplikacjach. Te unikalne identyfikatory są wymagane, ponieważ Platforma działa w ramachmiędzynarodowej sieci PEPPOL, która powstała w 2012 r. z inicjatywy organów europejskich, jako narzędzie transmisyjne do wymiany dokumentów. Dzięki temu, że PEF jest częścią tej sieci, polscy przedsiębiorcy mają również dostęp do europejskiego rynku wymiany e-dokumentów.
Ministerstwo Finansów zaplanowało stworzenie KSEF. Czym się różni PEF od KSEF i z którego systemu powinni korzystać polscy podatnicy?
System KSEF i PEF docelowo mają być zintegrowane. Aktualnie prowadzone są rozmowy pomiędzy Ministerstwem Rozwoju i Technologii a Ministerstwem Finansów. W momencie, gdy KSEF stanie się obligatoryjny, trudno sobie wyobrazić, by obszar zamówień publicznych także nie podlegał obowiązkowi fakturowania elektronicznego. Niemniej, legislacja dotycząca KSEF dopiero powstaje, nie znamy nadal finalnego jej brzmienia, stąd PEF działa obecnie zgodnie ze swym przeznaczeniem jako odrębny system do obsługi rynku zamówień publicznych. Aktualnie rozwijamy nowe funkcjonalności.
Właśnie o te nowości chciałam zapytać. Co zmieni się w najbliższym czasie w funkcjonowaniu Platformy? Co nowego się pojawi?
Mamy dwa główne bloki, które realizujemy w ramach projektu dotyczącego rozbudowy Platformy: książka adresowa oraz umożliwienie obsługi faktur specjalizowanych.
Książka adresowa to baza odbiorców, których mamy zarejestrowanych na PEF. Aktualnie jest to baza podmiotów publicznych, ale docelowo także przedsiębiorcy, którzy założą konto na PEF, będą mogli wyrazić zgodę na publikację swoich danych. Dzięki wyszukiwarce dostępnej na portalu efaktura.gov.pl, podmioty są łatwe do odnalezienia. Pomysł na stworzenie książki wziął się z potrzeby użytkowników, którzy zgłaszali się do naszych firm-brokerów z pytaniem: skąd np. firma, która chce przesłać e-fakturę, ma wiedzieć czy odbiorca – instytucja publiczna ma konto na Platformie i na jaki adres w PEF, ten dokument wysłać.
Dzięki wyszukiwarce można znaleźć podmiot publiczny i skopiować adres odbiorcy, który wpisać trzeba na formularzu dokumentu przesyłanego poprzez Platformę. Ten blok nowości na PEF już działa i można z niego korzystać.
Drugi blok to e-faktury specjalizowane. Jest to faktura o rozszerzonym standardzie elektronicznym, która daje w ten sposób większe możliwości, niż zwykła e-faktura zgodna z normą europejską i która jest obecnie obsługiwana na PEF. Stworzenie tego typu faktury także było odpowiedzią na potrzeby użytkowników Platformy. Europejski standard e-faktur przewiduje np. tylko jedną możliwość wyliczania podatku VAT i to chcieliśmy zmienić. W ramach nowych funkcjonalności, na początku maja 2022 taka możliwość się pojawi, dodane zostaną nowe metody kalkulacji podatku, dopuszczalne ustawą o VAT.
Dodatkowo wprowadzenie e-faktur specjalizowanych ma umożliwić korzystanie z tego typu dokumentów, przez podmioty świadczące usługi masowe: telekomunikacyjne, usługi z branży energetycznej czy wodociągowej. W takich dokumentach znajdujemy często dodatkowe informacje typu: numer licznika, odczyty tych liczników czy numer abonenta. Dlatego postanowiliśmy rozwinąć standard dotychczasowej e-faktury przesyłanej poprzez PEF, by takie informacje w formie ustrukturyzowanej także mogły być przekazywane. Powstanie także m. in., dotychczas nieobsługiwany, dokument noty korygującej, będzie też rozbudowana faktura korygująca.
Źródło: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny
