Elektroniczne fakturowanie miało na dobre zagościć w progach polskich urzędów. Przyczynkiem do tego była odpowiednia ustawa, a dodatkowym bodźcem przyspieszającym cyfryzację procesu fakturowania, powinna była okazać się pandemia i związane z nią utrudnienia w bezpośrednim kontakcie z klientami urzędów. Czy faktycznie urzędy chętnie korzystają z e-faktur, czy raczej muszą chcieć?
9 maja 2022 minęło trzy i pół roku od przyjęcia ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Przepisy te nałożyły na instytucje publiczne obowiązek posiadania konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania (efaktura.gov.pl). Artykuł 5 ust. 1 ustawy mówi, że Zamawiający (w rozumieniu ustawy o prawie zamówień publicznych) jest zobowiązany do posiadania konta na Platformie. Ma on założyć konto przed terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Taką fakturę może przesłać do urzędu firma, która jest wykonawcą zamówienia publicznego. Przedsiębiorcy nie zostali zobligowani do wysyłania e-dokumentów, otrzymali natomiast prawo skorzystania z takiej możliwości. Należy przy tym wyjaśnić, że przez e-fakturę rozumiemy ustrukturyzowany plik .xml, którego dane dają się automatycznie przetwarzać w systemach informatycznych. Zatem faktura wysłana w PDF, nie jest e-fakturą w rozumieniu ustawy.
Zalety e-fakturowania
Rozwój usług oferowanych przez PEF ma zachęcać firmy do korzystania z tej drogi przesyłania e-dokumentów. W odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez użytkowników platformy, zarówno po stronie administracji jak i firm, w ramach projektu: „E-faktury specjalizowane – rozbudowa Platformy Elektronicznego Fakturowania”, stworzono nowe usługi. Pierwszą z nich jest możliwość przysłania faktur specjalizowanych, szczególnie istotnych z punktu widzenia firm z branż takich jak energetyka i gazownictwo, firm zajmujących się dostawą wody i odbiorem ścieków, usługami telekomunikacyjnymi czy faktoringiem. Faktura specjalizowana zawiera dodatkowe zestawy danych możliwych do wypełnienia, takie jak np. numer licznika, oznaczenie faktora czy wykazanie niestandardowych pozycji handlowych. Wdrożenie nowego standardu jest odpowiedzią na postulaty rynku i tych dostawców, którzy byli ograniczeni schematem faktury podstawowej zgodnym z normą europejską. W ujęciu podatkowym faktura specjalizowana pozostaje zgodna z ustawą o VAT, ponadto zaś umożliwi stosowanie dodatkowych metod kalkulacji podatku przewidzianych w legislacji. Kolejną nowością jest uruchomienie książki adresowej PEF – bazy adresów kont zarejestrowanych na platformie, która ułatwia proces wymiany dokumentów elektronicznych między kontrahentami, m. in. w zakresie usprawnienia rejestracji na platformie, weryfikacji elektronicznego adresu kontrahenta czy błędów przy wypełnianiu dokumentów danymi odbiorców. Ponadto do katalogu dostępnych e-dokumentów dodano możliwość wystawiania noty korygującej, wdrożono także mechanizm reakcji na otrzymany dokument – jego akceptacji czy odrzucenia.
Aktualnie konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania założyło ok. 47% instytucji, które w myśl ustawy powinny to zrobić. Takie dane wynikają z obejmującego 32 958 podmiotów zestawienia jednostek, które według sprawozdania Urzędu Zamówień Publicznych, realizowały zamówienia publiczne w 2020 r. Warto zaznaczyć, że także sektor prywatny korzysta z PEF, na której istnieje już blisko 3000 kont firm prywatnych, ponadto przedsiębiorcy wykorzystują także usługi innych komercyjnych dostawców usług Peppol – sieci w ramach której funkcjonuje platforma.
Korzystanie przez jednostki publiczne z usług oferowanych na PEF ma usprawnić przetwarzanie dokumentów elektronicznych i być ułatwieniem w kontaktach z przedsiębiorcami. Konto dla instytucji można założyć u jednego z dwóch brokerów, którzy obsługują platformę – brokera Infinite lub PEF Expert. Instrukcje oraz poradniki dotyczące obsługi kont dostępne są na stronie: efaktura.gov.pl.
Stworzenie Platformy Elektronicznego Fakturowania oraz rozbudowa jej funkcjonalności służy upowszechnianiu elektronicznej wymiany dokumentów w kontaktach przedsiębiorców z urzędami. Dzięki sieci Peppol, wszystkie e-usługi na PEF są możliwe do realizacji również przez przedsiębiorstwa z państw UE. W fakturach elektronicznych wykorzystywane są ustrukturyzowane dane, które pozwalają na automatyczne przetwarzanie informacji. To przyczynia się do skrócenia czasu potrzebnego na obsługę faktur i obniża koszty ich przetwarzania zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i jednostek administracji publicznej. Zatem warto, aby urzędy chciały wdrażać e-fakturowanie.
Źródło: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Poznański Instytut Technologiczny
