Przyjmowanie elektronicznych faktur w administracji staje się faktem. Jak polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z elektronicznego fakturowania w kontaktach z administracją? Czym jest rządowa Platforma Elektronicznego Fakturowania i jak z niej korzystać?
Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający (podmioty realizujące zamówienia zgodnie z prawem zamówień publicznych) mają obowiązek odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, jeśli wykonawca zamówień publicznych zechce im taką fakturę wysłać. Wspomniany obowiązek wynika z ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
E-faktura to nie PDF
Warto zwrócić uwagę, że przez fakturę elektroniczną rozumiemy fakturę, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie. Właśnie to elektroniczne przetwarzanie jest podstawową cechą, która odróżnia elektroniczne faktury ustrukturyzowane od powszechnego rozumienia e-faktur, często utożsamianych z plikami w formacie np. pdf czy jpg. Otóż faktury w takich formatach przesyłane jako np. załączniki w komunikacji e-mailowej, nie dają możliwości automatycznego przetwarzania ich np. w systemach finansowo-księgowych. Konieczna jest ingerencja człowieka i przepisanie danych w nich zawartych. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna daje możliwość automatycznego wprowadzania danych i skrócenia czasu obsługi dokumentu, eliminując tym samym konieczność przepisywania informacji oraz ryzyko pojawiania się błędów.
Jak firmy będą mogły wysyłać e-faktury do administracji
Wspomniana ustawa o elektronicznym fakturowaniu, daje wykonawcom zamówień publicznych możliwość przesyłania e-faktur do jednostek sektora publicznego, nie nakłada jednak na przedsiębiorców takiego obowiązku. Narzędzie za pomocą, którego elektroniczne faktury są przesyłane do administracji to Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), stworzona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii (MPiT) we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania. Celem stworzenia publicznej platformy jest zapewnienie jednego narzędzia w całej administracji publicznej, za pomocą którego przedsiębiorcy, realizujący usługi i dostawy w ramach prawa zamówień publicznych, będą mogli słać dokumenty do urzędów.
Korzystanie z PEF jest bezpłatne, zarówno dla urzędów jak i przedsiębiorców. Platforma jest obsługiwana przez dwóch brokerów: Infinite IT Solutions oraz konsorcjum PEFexpert.
Zgodnie z ustawą o elektronicznym fakturowaniu każda instytucja publiczna musi założyć konto na PEF, by móc odebrać fakturę ustrukturyzowaną. Wykonawcy zamówień publicznych, chcący przesłać e-fakturę ustrukturyzowaną, także powinni założyć własne konta na platformie. PEF umożliwia przesyłanie także innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, takich jak: zlecenie dostawy/zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura, faktura korygująca, nota księgowa, co ma ułatwić komunikację pomiędzy zamawiającym a wykonawcą zamówienia publicznego. W odróżnieniu od faktury, te dokumenty nie podlegają obowiązkowi odbioru i wymagają obopólnej zgody stron zamówienia publicznego na przesyłanie i obsługę drogą elektroniczną.
Sposoby korzystania z Platformy Elektronicznego Fakturowania?
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) pozwala instytucjom i firmom odebrać i wysłać faktury elektroniczne i inne dokumenty z nią powiązane na 3 sposoby:
- Aplikacja webowa (oprogramowanie dostępne online, z poziomu przeglądarki internetowej przy połączeniu z Internetem). Aplikacja ta umożliwia odbiór i wysyłkę wszystkich komunikatów oferowanych za pośrednictwem platformy, jak również zarządzanie kontem podmiotu oraz użytkownikami. Korzystanie z Platformy poprzez aplikację webową jest bezpłatne.
- Aplikacja desktopowa (oprogramowanie instalowane lokalnie – na dysku komputera, na którym ma być uruchamiane). Aplikacja także jest dostępna bezkosztowo zarówno dla firm jak i instytucji. W odróżnieniu od aplikacji webowej, wersja desktopowa nie umożliwia zarządzania kontem i użytkownikami. Pozwala natomiast na pracę nawet w trybie offline.
- Połącznie systemów – API. Firmy zainteresowane pełną integracją z Platformą, mogą ze strony efaktura.gov.pl pobrać zestaw dokumentacji technicznej, której wykorzystanie umożliwi zintegrowanie systemu firmy bezpośrednio z Platformą Elektronicznego Fakturowania. Takie rozwiązanie pozwala na automatyzację procesu obsługi dokumentów elektronicznych we własnych systemach finansowo-księgowych.
Szczegółowe informacje o Platformie Elektronicznego Fakturowania, metodach i sposobach zakładania kont znajdują się na stronie: efaktura.gov.pl. Dostępne są tam także instrukcje użytkownika i kursy e-learningowe, które pomagają w obsłudze PEF.
Źródło: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Logistyki i Magazynowania
